Doküman İsmi:
Medisan Tıbbi Malzeme Turizm İthalat İhracat Sanayi ve Ticaret Ltd.Şti. Kişisel Verilerin Saklama ve İmha Politikası
Hedef Kitle:
Medisan Tıbbi Malzeme Turizm İthalat İhracat Sanayi ve Ticaret Ltd.Şti., tarafından kişisel verileri işlenen çalışanlar ve diğer tüm gerçek kişiler.
Hazırlayan ve Onaylayan:
Medisan Tıbbi Malzeme Turizm İthalat İhracat Sanayi ve Ticaret Ltd.Şti. İcra Kurulu Başkanlığı
Yürürlük Tarihi: 30.09.2020
MADDE 4- SORUMLULUK VE GÖREVLER. 9
MADDE 6- SAKLAMAYI GEREKTİREN HUKUKİ SEBEPLER. 9
MADDE 7- SAKLAMAYI GEREKTİREN İŞLEME AMAÇLARI 10
MADDE 8- İMHAYI GEREKTİREN HUKUKİ SEBEPLER. 10
MADDE 11- KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ YÖNTEMLERİ 11
MADDE 12- KİŞİSEL VERİLERİN YOK EDİLMESİ YÖNTEMLERİ 11
MADDE 13- SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ 11
MADDE 14- PERİYODİK İMHA SÜRESİ 11
MADDE 15- POLİTİKANIN YAYIMLANMASI, SAKLANMASI VE GÜNCELLENMESİ 11
EK TABLO: 1 Saklama ve imha süreçleri görev dağılımı 12
EK TABLO: 2 Kişisel Veri Saklama Ortamları 12
EK TABLO: 3 Kişisel Verilerin Silinmesi Yöntemleri 13
EK TABLO: 4 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Yöntemleri 13
EK TABLO: 5 Saklama ve İmha Süresi Tablosu. 14
MEDİSAN TIBBİ MALZEME TURİZM İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET LTD.ŞTİ.
KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
Kişisel verilerin saklanması ve imhası , MEDİSAN TIBBİ MALZEME TURİZM İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET LTD.ŞTİ. nin ve şirketler topluluğu ile iştiraklerinin yine önemli öncelikleri arasında yer almaktadır. Bu konunun en önemli kısmını ise işbu Politika ile yönetilen, çalışan adaylarımızın, şirket hissedarlarının, şirket yetkililerinin, ziyaretçilerimizin, iş birliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkililerinin ve üçüncü kişilerin kişisel verilerinin saklanması ve imhası oluşturmaktadır
İşbu Politika ile yönetilen; çalışan adaylarının, şirket hissedarlarının, şirket yetkililerinin,
ziyaretçilerinin, iş birliği içinde olduğu kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkililerinin ve üçüncü kişilerin kişisel verilerinin saklanması ve imhası konusunda gerekli özeni göstermekte ve bunu bir Şirket politikası haline getirmektedir
Bu kapsamda, yasal mevzuat çerçevesinde işlenen kişisel verilerin saklanması ve imhası için şirket tarafından gereken idari ve teknik tedbirler alınmaktadır.
Kişisel verileri saklama ve imha politikası MEDİSAN TIBBİ MALZEME TURİZM İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET LTD.ŞTİ. tarafından işlenen kişisel verilerin saklanması ve imhasına yönelik iş ve işlemler konusundaki usulleri ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.
Şirket çalışanlarına, çalışan adaylarına, stajyerlere, ürün ve hizmet alanlara, potansiyel müşterilere, ortaklara, ziyaretçilere, tedarikçilere ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu politika kapsamındadır.
Şirketin sahip olduğu ya da şirket tarafından yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu politika uygulanır.
İÇERİK | AÇIKLAMA-TANIM |
ALICI GRUBU | Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi.
|
AÇIK RIZA | Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza
|
ANONİM HALE GETİRME | Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi
|
ÇALIŞAN | Şirket Çalışanı |
ELEKTRONİK ORTAM | Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar |
ELKTRONİK OLMAYAN ORTAM | Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar |
HİZMET SAĞLAYICISI | Kurum ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi |
İLGİLİ KİŞİ | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi |
İLGİLİ KULLANICI | Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler
|
İMHA | Kişisel verilen silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi |
KANUN | 6698 sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanunu |
KAYIT ORTAMI | Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam |
KİŞİSEL VERİ | Kimliği belirli ya belirlenebilir gerçek kişiye ait her türlü bilgi |
KİŞİSEL VERİ İŞLEME ENVANTERİ | Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter
|
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ | Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem
|
KURUL | Kişisel Verileri Koruma Kurulu |
ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİ | Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri
|
PERİYODİK İMHA | Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi
|
POLİTİKA | Kişisel verileri saklama ve imha politikası |
ŞİRKET | MEDİSAN TIBBİ MALZEME TURİZM İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET LTD.ŞTİ. |
VERİ İŞLEYEN | Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi
|
VERİ KAYIT SİSTEMİ | Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi |
VERİ SORUMLUSU | Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi
|
VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ | Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi
|
VERBİS | Veri sorumluları sicil bilgi sistemi |
YÖNETMELİK | 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik
|
MADDE 4- SORUMLULUK VE GÖREVLER
Şirketin tüm çalışanları ve birimleri; kişisel verilerin hukuka uygun olarak elde edilmesi, işlenmesi ve saklanması konusunda sorumlu birimlere tam ve aktif destek verir. Politika kapsamında alınan idari ve teknik tedbirlerin uygulanmasında, birim çalışanlarının eğitilmesinde, çalışanların farkındalığının sağlanmasında, artırılmasında ve izlenmesinde, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesinde ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak muhafazasında tüm çalışanlar ve birimler, sorumlu birimlere destek olur.
Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım EK TABLO: 1’de gösterilmiştir.
Kişisel veriler, şirket tarafından EK TABLO: 2’de listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde muhafaza edilir.
MADDE 6- SAKLAMAYI GEREKTİREN HUKUKİ SEBEPLER
Şirkette, faaliyetler çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar ve kanun ile ilgili mevzuat kapsamında muhafaza edilir. Bu kapsamda saklamayı gerektiren sebepler şunlardır:
- Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle saklanması,
- Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklanması
- Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla şirketin meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması
- Kişisel verilerin şirketin herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması
- Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi
- Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması
MADDE 7- SAKLAMAYI GEREKTİREN İŞLEME AMAÇLARI
Şirket aşağıdakiler dahil olmak ancak bununla sınırlı olmamak üzere, ilgili kişinin veya ilgili kişi tarafından belirtilen üçüncü tarafların kişisel verilerini çeşitli amaçlarla işleyebilir:
- İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek
- Kurumsal iletişimi sağlamak
- Şirket güvenliğini sağlamak
- İstatistiksel çalışmalar yapabilmek
- İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek
- Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak
- Şirket ile iş ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlamak
- Yasal raporlamalar yapmak
- Çağrı merkezi süreçlerini yönetmek
- İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğünü yerine getirmek
- Şirket hukuk işlerinin icrası/takibini yapmak
MADDE 8- İMHAYI GEREKTİREN HUKUKİ SEBEPLER
Kişisel veriler, aşağıdaki durumların varlığı halinde ilgili kişinin talebi üzerine veya re’sen şirket tarafından silinir ya da yok edilir:
- Kişisel verinin işlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya kaldırılması
- Kişisel verinin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması
- Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması
- Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi
- Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması
Şirket tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıdadır:
- Kurulan sistemler kapsamında gerekli iç kontrolleri yapar
- Kurulan sistemler kapsamında bilgi teknolojileri risk değerlendirmesi ve iş etki analizinin gerçekleştirilmesi süreçlerini yürütür
- Verilerin şirket dışına sızmasını engelleyecek veyahut gözlemleyecek teknik altyapının temin edilmesini ve ilgili matrislerin oluşturulmasını sağlar
- Düzenli olarak ve ihtiyaç oluştuğunda sızma testi hizmeti alarak sistem zafiyetlerinin kontrolünü sağlar
- Bilgi teknolojileri birimlerinde çalışanların kişisel verilere erişim yetkilerinin kontrol altında tutulmasını sağlar
- Kişisel verilerin yok edilmesi geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde sağlanır
- Kanun’un 12. maddesi uyarınca, kişisel verilerin saklandığı her türlü dijital ortam, bilgi güvenliği gereksinimlerini sağlayacak şekilde şifreli veyahut kriptografik yöntemler ile korunur
Şirket tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıdadır:
- Saklanan kişisel verilere Şirket içi erişimi iş tanımı gereği erişmesi gerekli personel ile sınırlandırır. Erişimin sınırlandırılmasında verinin özel nitelikli olup olmadığı ve önem derecesi de dikkate alınır.
- İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir.
- Kişisel verilerin paylaşılması ile ilgili olarak, kişisel verilerin paylaşıldığı kişiler ile kişisel verilerin korunması ve veri güvenliğine ilişkin çerçeve sözleşme imzalar yahut mevcut sözleşmesine eklenen hükümler ile veri güvenliğini sağlar.
- Kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgili ve deneyimli personel istihdam eder ve personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında gerekli eğitimleri verir.
- Kendi tüzel kişiliği nezdinde Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini giderir.
MADDE 11- KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ YÖNTEMLERİ
Kişisel veriler EK TABLO: 3’te belirtilen yöntemlerle silinir.
MADDE 12- KİŞİSEL VERİLERİN YOK EDİLMESİ YÖNTEMLERİ
Kişisel veriler EK TABLO:4’ te belirtilen yöntemlerle yok edilir.
MADDE 13- SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
Şirket tarafından kişisel verilerin saklama süresi belirlenirken; öncelikle yasal mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Bunun haricinde; EK TABLO: 5’te yer alan saklama ve imha süresi tablosu esas alınır.
MADDE 14- PERİYODİK İMHA SÜRESİ
Şirket her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.
MADDE 15- POLİTİKANIN YAYIMLANMASI, SAKLANMASI VE GÜNCELLENMESİ
Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuoyuna ilan edilir. Basılı kâğıt nüshası şirket bünyesinde saklanır. Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli bölümler güncellenir.
Politika, şirketin internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, politikanın ıslak imzalı eski nüshaları iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile şirket tarafından saklanır.
EK TABLO: 1 Saklama ve imha süreçleri görev dağılımı
UNVANI | BİRİMİ | GÖREVİ |
Şirket Müdürü | Şirket | Çalışanların politikaya uygun davranmasından sorumludur. |
Genel Koordinatör | …. | Politikanın hazırlanması, geliştirilmesi, yürütülmesi, ilgili ortamlarda yayınlanması ve güncellenmesinden sorumludur. |
Bilgi İşlem Müdürü | Bilgi İşlem Müdürlüğü | Politikanın uygulanmasında ihtiyaç duyulan teknik çözümlerin sunulmasından sorumludur. |
Diğer Tüm Birimler | Görevlerine uygun olarak Politikanın yürütülmesinden sorumludur. |
EK TABLO: 2 Kişisel Veri Saklama Ortamları
Elektronik Ortamlar | Elektronik Olmayan Ortamlar |
Kişisel bilgisayarlar
Mobil Cihazlar Optik diskler Yazıcılar, tarayıcılar, fotokopi makineleri Çıkarılabilir ve taşınabilir bellekler Sunucular Yazılımlar Bilgi güvenliği cihazları |
Kağıtlar
Yazılı ve basılı ortamlar Görsel kayıtlar Manuel veri kayıt sistemleri |
EK TABLO: 3 Kişisel Verilerin Silinmesi Yöntemleri
Veri Kayıt Ortamı | Silinme Yöntemi |
Sunucular | Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır. |
Elektronik ortam | Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veri tabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. |
Fiziksel ortam | Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır. |
Taşınabilir medya | Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır. |
EK TABLO: 4 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Yöntemleri
Veri Kayıt Ortamı | Yok Edilme Yöntemi |
Fiziksel ortam | Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, evrak imha makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir. |
Optik ya da manyetik medya | Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. Ayrıca, manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir |
EK TABLO: 5 Saklama ve İmha Süresi Tablosu
SÜREÇ | SAKLAMA SÜRESİ | İMHA SÜRESİ |
İş sağlığı ve güvenliği uygulamalar | İş ilişkisinin bitimini takiben 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün |
Bordrolama | İş ilişkisinin bitimini takiben 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün |
Personel mahkeme/adliye taleplerinin cevaplandırılması | İş ilişkisinin bitimini takiben 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün |
Eğitim kayıtlarının dosyalanması | Eğitimin düzenlenmesinin ardından 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün |
Acil durum hazırlıkları | Hazırlığın yapılmasını takiben 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün |
Log kayıt takip sistemleri | Oluşturulmasından itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün |
Kamera kayıtları | Kaydedilmesinden itibaren 1 yıl | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün |
MEDİSAN TIBBİ MALZEME TURİZM İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET LTD.ŞTİ.